Logo

Truques simples para ajudá-lo a se comunicar de maneira mais eficaz

Usar uma abordagem estruturada para se comunicar pode ajudá-lo a priorizar o que você precisa transmitir.

Neste artigo, apresentamos a estrutura “O quê? E daí? E agora?”. Assim como o canivete suíço, conhecido por sua versatilidade e confiabilidade, essa estrutura é flexível e pode ser aplicada às mais diversas situações envolvendo a comunicação. 

A estrutura é composta por três perguntas simples: 

1) O quê?: Descreva e defina os fatos, situação, produto, posição etc. 

2) E daí?: Explique e justifique as implicações ou importância daquele conteúdo para o público. Em outras palavras, a relevância daquelas informações para eles. 

3) E agora?: Use uma frase de impacto ou revele quais serão as próximas etapas, como esclarecer as dúvidas ou marcar uma próxima reunião.

Exercer uma comunicação clara, objetiva e eficiente nunca foi tão difícil como nesta era de alta tecnologia e globalização, em que tudo ocorre de forma veloz e dinâmica, sendo que cada conversa, negociação, reunião ou apresentação tem o potencial de impactar o sucesso nas esferas pessoal e profissional. Por isso, é mais provável exercer uma boa comunicação quando otimizamos as nossas mensagens de maneira clara, concisa e lógica.

Neste artigo, apresentarei uma estrutura de três perguntas que servirá como uma ferramenta indispensável a ser aplicada a vários cenários, desde interações improvisadas até apresentações cruciais de negócios. Mas primeiro, vamos começar explicando porque é tão útil aplicar a abordagem estruturada na comunicação.

O valor da estrutura na comunicação

A estruturação bem realizada fornece um roteiro, uma conexão lógica de ideias, que orienta tanto o comunicador quanto o ouvinte/audiência. Pense nisso como uma história cuidadosamente desenvolvida ou receita bem elaborada. Conheça algumas vantagens, desta estrutura:

Clareza: Ela elimina a ambiguidade na comunicação, garantindo que a sua mensagem seja mais direta e fácil de entender e seguir.

Retenção: Ideias apresentadas de forma estruturada aumentam a probabilidade de serem lembradas, tornando a sua comunicação mais impactante. Na verdade, nossos cérebros são projetados para codificar e lembrar de informações estruturadas.

Persuasão: Uma estrutura lógica constrói seu argumento gradualmente, ponto por ponto, facilitando a persuasão ao guiar o público-alvo a partir de um argumento bem embasado.

Eficiência: A estrutura economiza tempo e energia mental, simplificando ideias complexas para que fiquem digeríveis e mais facilmente acionáveis.

Ansiedade reduzida: Contar com uma estrutura predefinida pode reduzir significativamente a ansiedade sobre o resultado da comunicação, considerando-se que você já sabe como transmitir e o que transmitir, eliminando as probabilidades de esquecer o conteúdo.

A estrutura “O quê?, E daí? E agora?”

Assim como o canivete suíço, conhecido por sua versatilidade e confiabilidade. A estrutura é flexível e pode ser utilizada nas mais diversas situações envolvendo a comunicação. A estrutura é composta por três perguntas simples:

O quê?: Descreva e defina os fatos, situação, produto, posição, etc.

E daí?: Informe e debata as implicações ou importância para o seu público-alvo. Em outras palavras, qual a relevância daquele conteúdo para eles.

E agora?: Lance mão de uma frase/afirmação-isca, chamando a atenção para as próximas etapas, como tirar dúvidas ou marcar uma próxima reunião.

Essa estrutura não só ajuda a organizar os seus pensamentos como também serve como um guia para o seu público, tornando as informações mais fáceis de se acompanhar e aderir.

A Estrutura em Ação

Como é esta estrutura na prática? Aqui estão três exemplos:

1. Apresentações 

Elas, muitas vezes, podem divagar e confundir, porém, aplicar essa estrutura pode auxiliá-lo  a ter clareza e definir expectativas realistas sobre o que está por vir.

Quando você está apresentando alguém:

O quê: "Tenho a honra de apresentar a dra. Maria, que está aqui para discutir a respeito de seus insights sobre a teoria do apego".

E daí: "O seu trabalho mudou a maneira como muitas pessoas tomam decisões diárias. Tenho a certeza de que você pensará de forma diferente quando sair daqui esta noite".

E agora: "Sem mais delongas, junte-se a mim para dar as boas-vindas à dra. Maria".

Quando você está apresentando algo: 

O quê: "Estou animado em apresentar a versão mais recente do nosso produto. Nesta versão, adicionamos muitas melhorias de usabilidade e aumentamos a sua velocidade."

E daí: "Agora, nossos clientes poderão concluir suas tarefas com mais facilidade e economizar tempo e dinheiro."

E agora: “Assim que sair desta reunião, instale-o imediatamente!".

2. Respondendo a uma pergunta 

As perguntas são uma ótima oportunidade para usar essa estrutura. Por exemplo: imagine uma entrevista de emprego em que lhe perguntem: “Por que você está qualificado para este trabalho?”.

O quê: "Tenho mais de 12 anos de experiência em atendimento ao cliente, abordando desafios tais como: migração para novos sistemas e implementação de novos processos."

E daí: "Essas experiências anteriores me ajudarão a oferecer resultados de alta performance aos seus clientes, ao mesmo tempo que o ajudarão a agilizar o seu processo de implantação."

E agora: "Sentirei-me feliz se você dispuser a discutir as minhas qualificações com alguns de meus ex-clientes."

3. Dando feedback

Exemplificando: Você tem um colega que não conseguiu concluir o seu relatório no prazo.

O quê: "Percebi que o seu relatório não foi enviado dentro do prazo acordado.

E daí: "Isso nos coloca em desvantagem em relação ao nosso argumento de venda e pode comprometer a nossa reunião com o cliente."

E agora: "Preciso que você conclua este relatório amanhã de manhã. Por favor, deixe-me saber o que posso fazer para ajudá-lo."

Concluindo: dominar a comunicação estruturada ajuda você a elaborar mensagens que priorizem aquilo que pretende comunicar e, ao mesmo tempo, ajuda seu público a digerir e lembrar de suas informações. Ao aplicar “O que, e daí, e agora?”, você pode navegar por vários mares e situações relativas à comunicação, garantindo que a sua mensagem não seja apenas ouvida como também adequadamente compreendida e posta em prática.

Este artigo foi feito com informações retirados do artigo: “A Simple Hack to Help You Communicate More Effectively by Matt Abrahams”

Equipe ACIC| comunicação, eficaz, truques, dicas, comunicar, estrutura, estratégia