Soluções digitais resolvem mais da metade dos gargalos da contabilidade
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Soluções digitais resolvem mais da metade dos gargalos da contabilidade

Automação de atividades resolve gargalos nas rotinas fiscais e contábeis

A gestão de Notas Fiscais dentro de uma empresa ou escritório contábil é fundamental para análises contábeis e financeiras. Se esta gestão é feita de maneira incorreta, gastos desnecessários podem acabar passando em branco e multas podem ser emitidas pelo Governo. Entenda melhor abaixo.

Organizar os documentos fiscais (NFes, NFSes e CTes) em papel está ultrapassado, pois a emissão em papel não é mais aceita pelo Fisco.

Porém, a emissão e consulta eletrônica não deve ser feita manualmente, desorganizadamente, sem backup e sem aprendizados.

A Secretaria da Fazenda disponibiliza a consulta de NFes através de seu portal, porém não fornece uma ferramenta automática, depende do contribuinte (o contador da empresa, o próprio dono) para informar a chave de acesso da NFe (código com 44 dígitos), nota por nota.

De acordo com uma pesquisa realizada com analistas e gestores de contabilidade, 40% das empresas e escritórios ainda gastam até duas horas para localizar as notas, 28% fazem a mesma atividade em uma hora e somente 25% em 30 minutos.

Automação de atividades para resolução de gargalos contábeis

Para driblar estes gargalos, os contadores acabam adotando sistemas digitais, que prometem até mesmo integrar-se com o ERP. Muitos deles têm tarifas altas e necessidade de treinamento para inputs (inserções) manuais.

Isto acontece em todo o tipo de empresa, desde pequenas até multinacionais, como foi o caso da Riachuelo.

A gerente contábil da Riachuelo, Cláudia Fernandes, em entrevista, declarou qual era maior dificuldade ao lidar com as Notas das lojas. “Nem todas as Notas chegavam até nós, corríamos atrás da informação para realizar as escriturações”, afirma Cláudia.

Após uma pesquisa no mercado, por soluções que atendessem ao seu problema, ela encontrou o Arquivei, uma plataforma totalmente online, que gerencia e otimiza  o uso do tempo na organização das notas fiscais, evitando desorganização e perda de notas.

A conexão direta com a Secretaria da Fazenda e prefeituras, deve ser levada em consideração ao escolher o sistema ou plataforma que irá realizar a consulta de notas.

Veja outros pontos que o contador responsável deve considerar nesta escolha:

A plataforma escolhida consulta NFe em lote automaticamente, ou seja, sem a necessidade de digitar a chave de acesso ou captcha;

A plataforma garante o armazenamento em nuvem;

A plataforma é intuitiva e qualquer funcionário da empresa ou escritório contábil que fique responsável pela consulta não irá precisar de treinamento intenso para realizar esse processo sozinho;

A plataforma tem um bom suporte para o atendimento ao cliente, assim você poderá tirar dúvidas e ser respondido rapidamente;

A plataforma garante a autenticidade das notas e segurança no armazenamento;

A plataforma está sempre atenta à atualizações no Fisco.

Segundo Cláudia, o tempo para a consulta também deve ser levado em conta. “Demorávamos cerca de 1 minutos para analisar cada nota. Hoje, levamos cerca de 3 minutos para analisar um lote de 1 mil notas. Podemos monitorar todo nosso processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca a gerente.

A ideia da Arquivei é transformar um problema dos contadores em uma gestão inteligente de recursos que economizam mais de 30 horas mensais.

Benefícios da gestão eletrônica de notas fiscais em um mês

Cerca de 78% das empresas não recebem todas suas Notas Fiscais, segundo apuração da Arquivei.

Mesmo com obrigações como o SPED fiscal e diversas outras escriturações que dependem das NFes e CTes, muitas vezes o setor financeiro não aprova a automatização da consulta de Notas.

É importante que a empresa inteira entenda qual o valor, quais os benefícios, da gestão eletrônica de Notas Fiscais. Com todos os XMLs em mãos é possível gerar relatórios rico em informações, relatórios assertivos sobre a vida contábil da empresa.

Como é possível perceber, a utilização de um sistema digital para gestão de documentos fiscais é essencial para empresas e escritórios contábeis.

Se você ficou interessado em procurar uma plataforma de gestão de documentos, com preços competitivos e excelência em atendimento, entre em contato com a equipe da Arquivei diretamente. Antes de se decidir, faça um teste gratuito!


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